グループウェアの導入/運用を成功させるための３つのポイント
弊社がグループウェアRiNKを運営している中で、グループウェアの導入後に高い利用率で運用されているお客様の共通点をご紹介します。
現在グループウェアを検討中の皆様のお役に立てると幸いです。
導入の目的を明確化する
グループウェアの導入目的は会社様毎に様々です。
弊社はグループウェアの運営会社としてユーザー企業の皆様から様々なご要望を頂いて、
日々RiNKの機能追加を行っていますが、
「みんなのスケジュールを共有したい。」や「社内連絡を効率化したい」といった定番のものから、
「日報の提出/管理を楽にして提出(利用)率を改善したい。」や「日々の業務データを蓄積してデータ管理したい。」といったトップダウン視点の業務よりのものや、
「社内のコミュニケーションを活性化したい。」「みんなの意見がひろえるようにしたい。」といったボトムアップ的な利用までいろいろな目的をもった会社様がいらっしゃいます。
いずれのお客様も強い目的があってかつ社員の方々までその目的が共有されているので、
導入後の利用率も高い状態で運用されています。
最近のグループウェアでは様々な機能が用意されていて色々な使い方はできますが、
まずは、「今回の導入で何がしたいのか？」が重要です。
浸透させる手段を見極める
某質問サイト等でシステム担当者様のご意見を拝見していると、
社員への浸透が課題や悩みとなる会社様も多くいらっしゃるようです。
いざ導入してみたが全然使われないのは私達運営者にとっても、とても残念です。
ここでは、導入後の利用率が高いユーザー様の特徴をご紹介します。
業務上必要な情報をグループウェア上で扱う
これは明示的な業務命令等はなしに、各社員のグループウェア利用を誘導するパターンです。
会社様によって「業務上必要な情報」は様々ですが、遠隔地との連携等スケジュールの調整が難しい場合はスケジュールがそれにあたりますし、業務上必要な流動的な情報が日々発生するような業種のお客様だと掲示板がそれにあたります。
いずれにしても、グループウェアにログインする理由(必要性)をつくることが重要です。
強烈なトップダウン
これは主にトップダウンの指令系統が強い組織のお客様で効果的な手段です。
また、グループウェアの導入目的がトップダウン型の場合での親和性が高いのですが、
鶴の一声でグループウェアの利用を促します。
例えば、「営業マンは日報を毎日(週)提出しなさい。」であったり、
「日々の予定をスケジュールに上げなさい。」であったり、
半強制的に利用を促せるケースで有効です。
検討段階でキーパーソンを巻き込む
大きな会社様ですと、グループウェアの導入を検討される方とメインで利用する方が異なる場合がほとんどです。日報や顧客管理(SFA/CRM)などの業務性の高い機能の利用が目的の場合は、実際に利用される方を含めて検討しましょう。
また、スケジュールや掲示板等の基本機能が目的の場合でも、各部署から有志メンバーを募るなど実際の利用者の方をエリアでカバーするような検討メンバーを迎えると導入後の運用がスムーズに進みます。
グループウェアのように日々利用するシステムの場合、一部の社員の方からの反対によりプロジェクト自体が頓挫する場合もあります。
グループウェアという社内情報共有ツールは社内の多くの人に利用されてこそ効果があります。
導入段階から積極的に巻き込んで、前を向いてもらうことが大切です。
一度やってみる
弊社のグループウェアRiNKも含めて大概のグループウェアサービスでは無料トライアルがあります。
導入の目的を明確化して必要な検討メンバーをそろえたら、ぜひ一度テスト運用を行ってみることをお勧めします。
実際に仮で運用してみて、「こういうのってできないかな？」「ここもっと便利にならないかな？」がありましたら是非ご意見下さい。
RiNKは成長していくグループウェアサービスです。
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